فولدر و پوشه چیست؟

فولدر و پوشه، روشی برای مدیریت بهتر اطلاعات

تابه‌حال دقت کرده‌اید که فولدر و پوشه چیست و چه ماهیتی دارد؟ از آن‌جا که کامپیوتر به بخش مهمی از زندگی ما تبدیل شده است، با شنیدن نام فولدر یا پوشه فضای رایانه‌ای آن به ذهن می‌رسد. این درحالی است که همچنان اغلب کارهای اداری خود را با فولدر و پوشه قابل لمس انجام می‌دهیم. بسیاری از شما در کسب‌و‌کار خود از پوشه استفاده می‌کنید و بدون شک اطلاع دارید که مزیت فولدر و پوشه چیست.

تقریبا بیشتر کارهای اداری، بانکی و جابه‌جایی اسناد مهم تجاری به‌وسیله فولدر یا پوشه انجام می‌شود. اگر صاحب تخصصی هستید، قطعا با مزایا و کاربردهای این ابزار مهم آشنایی و تجربه استفاده از آن را دارید. پوشه یا فولدرA5  یا فولدر A4 در جابه‌جایی اسناد و مدارک اداری به شما کمک قابل توجهی می‌کند؛ بنابراین اهمیت این ابزار مهم را دست کم نگیرید.

 

فولدر و پوشه چیست و چه اهمیتی دارد؟

روش‌های زیادی برای مدیریت اطلاعات و اسناد در هر اداره و سازمانی وجود دارد که یکی از آن‌ها کاربرد فولدر و پوشه است. فولدر یا پوشه یک پوشه مقاوم با ابعاد نسبتا بزرگ است که برگه‌ها و اوراق اداری را در آن قرار می‌دهند. گاهی فولدر یا پوشه براساس نوع طراحی و ماهیتی که دارند به یک ابزار تبلیغاتی تبدیل می‌شوند.

استفاده از این ابزار هیچ محدودیتی ندارد و تمام افراد می‌توانند آن را در امور روزانه خود به‌کار گیرند؛ اما کاربرد پوشه یا فولدر برای ادارات و سازمان‌ها لازم و ضروری است؛ چراکه علاوه‌بر آسان‌کردن جابه‌جایی اسناد، نظم و ترتیب خاصی به آن‌ها خواهد داد و مانع هرگونه سواستفاده یا گم‌شدن اسناد خواهد شد.

استفاده از انواع سربرگ، کارت ویزیت، بروشور، کاتالوگ، سی‌دی و... در شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌ها رایج است؛ بنابراین نگه‌داری از این وسایل یکی از وظایف مراکز مذکور به‌حساب می‌آید. بهترین روش برای نگه‌داری این ابزارهای مهم کاری، استفاده از فولدر یا پوشه است. بنابراین در پاسخ به این پرسش که اهمیت فولدر و پوشه چیست، می‌توان به قدرت آن در نگه‌داری از مهم‌ترین اسناد و مدارک اداری و مدیریت فایل اشاره کرد.

 

مدیرت فایل چیست؟ 

مدیریت فایل از مهم‌ترین اقدامات در هر سازمان و اداره محسوب می‌شود که نظم‌بخشی و امنیت اسناد و مدارک را به‌دنبال دارد؛ این کار به کمک فولدر و پوشه به‌راحتی انجام می‌شود. منظور از مدیریت فایل به کمک فولدر و پوشه چیست؟ فولدر یا پوشه به شما کمک می‌کند تا از امنیت اسناد و مدارک مهم خود اطمینان پیدا کنید. 

درواقع با طرح این سوال که مهم‌‌ترین وظیفه فولدر و پوشه چیست، می‌توان به مدیریت فایل اشاره کرد. رعایت نظم و انضباط در هر کسب‌و‌کاری از اولین نیازهای آن به‌شمار می‌رود تا در روند انجام وظایف خللی ایجاد نشود. مدیریت فایل مهم‌ترین روش برای رساندن صاحبان مشاغل به این هدف مهم است.

شرکت‌ها معمولا فایل‌های خود را در یک سیستم سلسله‌مراتبی ساماندهی می‌کنند، در واقع آن‌ها پوشه‌های ثانویه را برای ساماندهی اسناد به‌کار می‌گیرند. گاهی در هر کدام از این پوشه‌ها، چندین زیرپوشه قرار دارد که دسته‌های مختلف اسناد را در برمی‌گیرد. این کار نظم منحصر‌به‌فردی برای هر سازمان و اداره به‌دنبال دارد که باید آن را مدیون استفاده از فولدر و پوشه دانست.

اگر صاحب تخصص و حرفه پرمشغله‌ای هستید، مدیریت فایل‌های خود را فراموش نکنید. براین اساس جهت رسیدن به این هدف مهم می‌توان از انواع فولدر و پوشه استفاده کرد. این‌که ماهیت فولدر و پوشه چیست و چه کمکی از دست آن برمی‌آید، پس‌از استفاده و به کار بردن آن مشخص خواهد شد.

 

مزایای استفاده از فولدر و پوشه چیست؟

همان‌طور‌که گفته شد مدیریت فایل امری مهم و ضروری است که در هر سازمان، شرکت و اداره‌ای باید مورد توجه قرار گیرد. اولین انتخاب برای مدیریت استاندارد اسناد و مدارک رسمی و مهم استفاده از فولدر و پوشه است؛ اما علت انتخاب فولدر و پوشه چیست و چرا مدیریت فایل به آن وابسته است؟ در اینجا به چند دلیل مهم آن اشاره خواهد شد:

 

• ارتقا شغلی

ارتقا هر شغل و تخصص یکی از مهم‌ترین اهداف یک سازمان و شرکت است؛ بنابراین برای رسیدن به آن باید دست به‌کار مهمی زد؛ اما مدیریت فایل به وسیله فولدر و پوشه چیست؟ یکی از این روش‌های مهم مدیریت فایل آن هم به کمک استفاده از فولدر و پوشه است. صرف نظر از ابعاد و اندازه یک سازمان یا شرکت ذخیره اطلاعات آن مهم است.

این اطلاعات مهم می‌توانند شامل اسناد و مدارک کارکنان، اسناد رسمی و مخفی سازمان و... باشند که بهتر است در فولدر و پوشه مخصوص خود نگه‌داری شوند. مدیریت فایل به ذخیره‌سازی، بازیابی و اشتراک‌گذاری داده‌ها کمک می‌کند و از بی‌نظمی در کسب‌و‌کارها جلوگیری خواهد کرد.

 

• تمرکز اسناد

داشتن مکانی مناسب جهت تمرکز اسناد به شما کمک می‌کند تا در روند بازیابی و بازرسی آن‌ها از سرعت بیشتری برخوردار باشید. حتما جهت نگه‌داری اسناد خود از مکانی خاص استفاده کنید که بهترین کار استفاده از فولدر و پوشه است. شاید با خود بگویید دلیل اهمیت فولدر و پوشه چیست، درحالی‌که می‌توان اسناد را در کشو جاسازی کرد؟

استفاده از فولدر و پوشه نظم خاصی به کار شما خواهد بخشید که هیچ‌گاه نمی‌توان از کشو انتظار داشت. این امر ساماندهی اسناد را به جای ذخیره آن‌ها در مکان‌های مختلف مانند  ایمیل، رایانه‌های شخصی و درایوهای فلش ایجاد می‌کند.

 

• افزایش بهره‌وری

مدیریت زمان و بهره‌وری از مهم‌ترین اجزا یک شرکت هستند که باید حتما در نظر گرفته شود. مدیریت فایل به کمک فولدر و پوشه به صرفه‌جویی زمان کمک زیادی خواهد کرد. برای مثال در یک اداره اگر کارمندی نتواند سند اصلی را پیدا کند با مراجعه با فولدر اسناد اصلی و مهم در کوتاه‌ترین زمان سند مدنظرش را پیدا خواهد کرد.

همان‌طور که گفته شد، فولدر و پوشه کمک می‌کنند تا نظم خاصی به کسب‌و‌کار خود دهید که علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان، صرفه اقتصادی هم برای شما خواهد داشت. فولدر و پوشه کمک می‌کند تا بهره‌وری شغلی شما به‌طرز شگفت‌آوری بالا رود.  

 

• پیشرفت در ارتباطات

اگر به‌دنبال شناخته‌شدن در تخصص خود هستید، باید ارتباطات خود را پیشرفت دهید. پیشرفت ارتباط علاوه‌بر شناخته‌شدن شما به موفقیت‌تان کمک زیادی خواهد کرد. بسیاری از برنامه‌های مدیریت فایل که زمینه‌ساز استفاده از فولدر و پوشه است، شامل ابزارهای ارتباطی مفیدی مانند جعبه گفتگو، سیستم‌های برچسب‌گذاری و امکان اظهار نظر افراد هستند.

این سیستم به کارمندان یک اداره یا کارمندان ادارات مختلف کمک می‌کند تا با هم در ارتباطی منسجم و پایدار قرار بگیرند. ارتباط بین کارمندان و حتی روسا به آن هم کمک می‌کند تا اشتباهات را به هم گوش‌زد و آن‌ها را ویرایش کنند. پس وقتی شخصی پرسید پیشرفت ارتباطی به کمک فولدر و پوشه چیست؟ می‌توان به این موارد اشاره کرد.

 

• کاهش خطاهای بایگانی

منظور از کاهش خطای بایگانی در استفاده از فولدر و پوشه چیست؟ این ابزار به شما کمک می‌کنند تا با مدیریت فایل‌های خود کم‌ترین خطای ممکن را مرتکب شوید. اگر شرکتی اسناد خود را به‌صورت فیزیکی ذخیره می‌کند، کاربرد یک سیستم سازمان‌یافته برای جلوگیری از قراردادن اسناد نابه‌جا و شناخت سریع آن‌ها ضروری است.

درصورتی‌که شغل شما با حجم زیادی از اسناد سر‌و‌کار دارد، حتما مدیریت فایل را در نظر داشته باشید که بهترین گزینه برای این‌ کار استفاده از فولدر و پوشه مخصوص است. رعایت نظم و هماهنگی به شما کمک می‌کند تا کم‌ترین خطای ممکن را در محیط کاری خود تجربه کنید.

 

• دسترسی کنترل‌شده

دسترسی آسان و کنترل‌شده به داده‌ها و اسناد نمونه‌ای دیگر از کاربرد فولدر و پوشه محسوب می‌شود. دسترسی به اطلاعات مهم است؛ چراکه توان کارمندان در رسیدگی به اطلاعات و داده‌های سازمان یا شرکت را تضمین می‌کند.

اغلب سیستم‌های مدیریت فایل به وسیله فولدر یا پوشه دارای قفل‌ها یا کنترل‌هایی هستند که فقط در دسترس کارمندان قرار می‌گیرند. قفل‌شدن این اسناد به وسیله کارمندان یا روسا نظم خاصی به کسب‌و‌کار خواهد داد؛ به‌نحوی‌که هر کسی قادر به استفاده از اسناد مهم اداری را نداشته باشد و این اسناد به‌صورت محرمانه باقی بمانند.

موارد استفاده از فولدر و پوشه چیست؟

فولدرها اغلب طبق سفارش و دستور مشتری طراحی می‌شوند و هر کدام از انواع پوشه و فولدر عرضه‌شده در بازار، مخاطب خاص خود را دارند؛ اما تفاوت انواع فولدر و پوشه چیست و هر کدام چه ویژگی‌هایی دارند؟ در ادامه با آن‌ها آشنا شوید:

 

• فولدرهای اداری که شامل انواع پوشه و زونکن مهندسی، سمیناری، آویز، دکمه‌دار، اکسپندینگ فایل، کنفرانسی و... هستند که سرعت و کیفیت زیادی به کار خواهند داد.
• فولدرهای مدیریتی که اغلب از چرم ساخته می‌شوند و در هر سازمان و اداره‌ای مورد استفاده هستند تا مهم‌ترین اسناد را در آن‌ها نگه‌داری کنند.
• فولدرهای طلقی که نمونه‌ای از ارزان‌ترین فولدرهای بازار محسوب می‌شوند. این نوع فولدر اغلب در سایز و ابعاد متنوعی مانند B5،A5،A3 و A4 تولید می‌شوند و هر کدام مخاطب خاص خود را دارند.
• فولدرهای مقوایی که در رنگ‌های متنوعی به بازار عرضه می‌شوند و اغلب در فضاهایی مانند مدرسه، دانشگاه و ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نوع فولدر که در رنگ و طرح‌های متنوعی تولید می‌شوند، گزینه‌ای مناسب به‌عنوان یک ابزار تبلیغاتی محسوب می‌شوند.
• فولدرهای گلاسه که از رایج‌ترین انواع فولدر در بازار محسوب می‌شوند. این نوع فولدر از کاغذ گلاسه در گرم‌های 250*300 تولید و در تعداد بالا چاپ می‌شوند. درصورتی‌که سایز فولدر گلاسه کوچک باشد با قراردادن دو عدد در کنار هم و برش و صحافی آن‌ها می‌توان یک فولدر گلاسه حرفه‌ای تولید کرد.

 

نکات مهم در طراحی فولدر و پوشه چیست؟

می‌دانید که فولدر یکی از مهم‌ترین ابزارهای قابل استفاده در هر اداره و شرکت است؛ بنابراین باید در طراحی آن دقت زیادی به خرج داد؛ اما این نکات مهم در طراحی فولدر و پوشه چیست؟

 

• رنگ فولدر

یکی از نکات مهم در طراحی آن است که بسته‌به سفارش مخاطب باید تعیین شود. رنگ فولدر را باید با رنگ ست اداری هماهنگ کرد، به نوعی که اطلاعات و لوگوی شرکت یا سازمان مد نظر در آن محو نشود.

 

• اندازه فولدر

به نظر شما بهترین ابعاد و اندازه برای  فولدر و پوشه چیست؟ این مورد هم براساس نیاز و درخواست مخاطب تعیین می‌شود و باید طبق ابعاد اسنادی که در آن قرار می‌گیرد، تعیین شود. اغلب اسنادی که در فولدرها قرار می‌گیرند در ابعاد A4،A3  و A5 هستند.

• ظاهر فولدر

بهتر است بعداز اتمام کار چاپ فولدر و پوشه روی آن توسط یک سلوفن مات یا براق پوشیده شود. براق‌بودن سطح فولدر علاوه‌بر زیبایی مقاومت آن را هم افزایش خواهد داد.

 

• نحوه ساخت

برخی از فولدرها را به‌صورت قفل‌دار می‌سازند که لبه اضافه آن‌ها دارای خط تیغ است و به چسب‌کشی نیازی ندارد. این درحالی است که فولدرهای چسبی به‌واسطه یک لایه چسب می‌خورد تا پوشه به‌صورت کامل قابل استفاده شود.

 

کلام آخر 

پاسخ به این سوال که مزیت استفاده از فولدر و پوشه چیست، تنها وقتی که از آن استفاده شود قابل لمس خواهد بود. پوشه و فولدر در انواع مختلف با ابعاد متفاوتی طراحی می‌شود و هر کدام به نوعی مورد استفاده قرار می‌گیرند. فولدر و پوشه یکی از مهم‌ترین ابزارهای مورد استفاده در هر کسب‌و‌کار و حرفه‌ای به‌حساب می‌آید. این ابزار علاوه‌بر راحتی کار مشاغل مختلف، نوعی بازاریابی و تبلیغات برای آن‌ها هم به حساب می‌اید.

مجموعه شبکه چاپ به‌عنوان یک موسسه حرفه‌ای و شناخته‌شده در زمینه چاپ انواع فولدر و پوشه آماده خدمات‌رسانی است. این مجموعه با ارائه خدماتی مانند چاپ افست با سرعت بالا، قیمت مناسب رقابتی، چاپ با کیفیت، تکرار چاپ، امکان نظارت بر چاپ، استفاده از متریال‌های عالی، تنوع بی‌نظیر در تولید و چاپ و... در هر لحظه آماده پاسخ‌گویی به نیاز شما عزیزان خواهد بود.