فاکتور چیست؟
فاکتور، سندی که به خرید شما اعتبار می‌بخشد
نام فاکتور را احتمالا بارها و بارها در حین هر خریدی که انجام داده‌اید، شنیده‌اید. در فروشگاه های بزرگ به‌صورت دیجیتالی و در فروشگاه‌های کوچک‌تر گاهی به‌صورت دستی به شما لیستی از اقلام خرید و مبلغ آن را ارائه می‌دهند. درواقع فاکتور برگه یا برگه‌هایی است که از جانب فروشنده دریافت می‌شود و به خریدار تحویل داده می‌شود. اگر زمانی برای شما پیش آمده است که خواسته باشید کالایی را به هر دلیلی پس دهید، تعویض کنید یا از خدمات پس‌از فروش آن استفاده کنید، حتما شما هم به‌عنوان یک خریدار، از فروشندگان شنیده‌اید که اول از شما فاکتور خرید را تقاضا می‌کنند. در این مقاله سعی داریم درباره فاکتور خرید و کاربردها و مزایای آن صحبت کنیم.
آنچه باید درباره فاکتور خرید بدانید
نام فاکتور از واژه فرانسوی facture گرفته‌شده است و به معنی صورت‌حساب و سررسید است. در واقع همان‌طور که اشاره کردیم، صورت‌حساب یک برگه یا در اصطلاح تجاری آن یک سند محسوب می‌شود که از سوی فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و اجناس خریداری‌شده، مقادیر آن، قیمت‌های توافق‌شده برای آن و احتمالا خدمات پس‌ازفروش بر آن نوشته شده است. در تجارت و خرید و فروش اینکه صرفا اعداد و ارقامی روی صفحه‌ای نوشته شود، شاید چندان حائز اهمیت نباشد، آنچه به صورت‌حساب خرید اعتبار می‌بخشد، مهر و یا حداقل امضای فروشگاهی است که از آن افراد خرید می‌کنند. پیش‌از هر معامله تجاری، از اولین برگه‌های ردوبدل‌شده میان خریدار و فروشنده صورت‌حساب است. برای آن‌که بیشتر با کاربردهای این برگه تجاری آشنا شویم، بهتر است ابتدا چیستی آن را مورد بررسی قرار دهیم. سوالی که اکنون پیش می‌آید، این است که فاکتور چیست؟
فاکتور چیست؟
صورت‌حساب‌ها انواعی دارند و در دو نوع رسمی و غیررسمی موجود هستند. در خصوص نوع رسمی آن می‌توان گفت که علاوه‌بر تمام اطلاعات ضروری، حتما مهر و امضای آن ضروری است. این صورت‌حساب مُهرشده برای اداره مالیات لازم است تا بتوان روی آن اطلاعات مالیات بر ارزش‌افزوده به‌طورکامل درج شود. این نوع از صورت‌حساب‌ها مورد تایید قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی است و متناسب با قوانین این وزارت تنظیم می‌شود. برخی دیگر از صورت‌حساب‌ها غیررسمی محسوب می‌شوند و معمولا از جانب فروشگاه‌های کوچک صادر می‌شوند که صرفا جهت اطلاع از ریز جزییات خرید برای مشتری است. اگر صورت‌حساب فروش جزئی از ست اداری باشد، نیاز چندانی به مهر و امضا ندارد؛ چراکه اگر ست اداری طراحی شده باشد، سربرگ این سند تجاری اطلاعات ضروری فروشگاه بر آن درج می‌شود.
متریال کاغذهای فاکتور چیست؟
چاپ فاکتور رسمی به عواملی همچون جنس کاغذ به‌کاررفته، سایز کاغذ، کاربن، رنگ‌بندی آن و… بستگی دارد. در مورد رنگ‌بندی صورت‌حساب باید توجه داشت که معمولا از یک رنگ یا دو رنگ استفاده می‌شود و برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صورت‌حساب‌ها با رنگ‌های متفاوت طراحی نمی‌شود. جنس کاغذها بنا به موقعیت هر شرکت، فرق می‌کند؛ اما آنچه امروزه مورداستفاده قرار می‌گیرد، کاغذ بدون کاربن یا همان فاکتورکاربن‌لس است. این نوع از کاغذ که به کاغذ خودکپی هم معروف است، کار کاغذ کربن‌دار را می‌کند، با این تفاوت که دست‌هایتان سیاه نمی‌شود و در مصرف کاغذ هم صرفه‌جویی می‌شود. در واقع پشت برگ کاغذهای کاربن‌لس با رنگ میکروکپسول پوشانده شده و در پایین صفحه با خاک رس آغشته شده است؛ درنتیجه هنگام نوشتن و فشار خودکار روی برگه اصلی، میکروکپسول‌ها شکسته می‌شود و اثر قلم بر برگه دوم باقی می‌ماند.
برخی از صورت‌حساب‌ها نیاز به دو برگه ندارند، بلکه یک برگه از آن کافی است. در این موارد جنس کاغذی که در چاپ فاکتور به‌کار می‌برند، معمولا کاغذ تحریر است. کیفیت این نوع از کاغذ بالاتر از کاغذ کاربن‌لس است و در شرکت‌های معتبر کاربرد بیشتری دارد. کاغذهای تحریر در بازه گرماژهای ۵۰ تا ۱۲۰ قابلیت تغییر خواهند داشت. در موارد کمتر، صورت‌حساب‌ها را با کاغذ گلاسه هم چاپ می‌کنند. کاغذهای باکیفیتی که از پوششی دورو و سطحی صاف و همواره ساخته شده است. اگرچه برای صورت‌حساب‌های فروش استفاده از کاغذ گلاسه چندان مرسوم و مقرون به‌‌صرفه نیست؛ اما برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند تفاوت خود را در جزییات هم نشان دهند.
ویژگی‌های یک فاکتور معتبر چیست؟
سربرگ‌هایی که برای صورت‌حساب طراحی می‌شوند، معمولا لوگو و نام و آدرس شرکت یا فروشگاه در آن درج می‌شود. در صورت‌حساب مشخصات فروشنده و خریدار، نوع کالا، قیمت کالا، تاریخ خرید و... نوشته می‌شود؛ اما آنچه مهم است، شیوه قرارگرفتن هر کدام از اطلاعات است که از نظم و ترتیبی معین پیروی کند که نه خریدار و نه فروشنده گیج نشوند. شبکه چاپ این امکان را برای تمام افراد و شرکت‌هایی که با به‌نحوی با فاکتور سروکار دارند می‌تواند صورت‌حساب‌هایی را طراحی کند که همگی این موارد رعایت شده باشد. علاوه‌بر دسته‌بندی رسمی و غیررسمی انواع دیگری برای صورت‌حساب‌ها درنظر گرفته می‌شود. از جمله آن‌ها می‌توان به صورت‌حساب‌های فروشگاهی، انبارداری، شخصی و... اشاره کرد. به اقتضای موقعیت، هریک از این‌ها نوع خاصی از طراحی را می‌طلبد که امروزه به لطف نرم‌افزارهای طراحی و حسابداری این امر آسان شده است. این کار تخصصی را به‌عهده افرادی می‌سپارند که در کنار داشتن تخصص، خلاقیت را چاشنی کار خود می‌کنند. شبکه چاپ با داشتن نیروهای باتجربه و متخصص طراحی صورت‌حساب را برای موقعیت‌های متفاوت انجام می‌دهد.
هر صورت‌حساب فروش دارای ویژگی‌هایی است که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم. اطلاعات کامل حقوقی و حقیقی یکی از اولین ویژگی‌های صورت‌حساب‌ها است. اطلاعاتی همچون کد ملی، آدرس، شماره تلفن و کدپستی و کد اقتصادی از جمله آن‌ها است که باید در صورت‌حساب ثبت شود. از دیگر ویژگی‌های عمومی که همه نوع صورت‌حساب باید آن را دارا باشند، این است که نوع کالا و خدمات ارائه‌شده در آن درج شود. علاوه‌بر آن، تعداد و قیمت کالاها در صورت‌حساب ذکر می‌شود. همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، انواع رسمی سررسیدها باید دارای مهر و امضا باشند؛ اما در نوع غیررسمی آن مهر الزامی نیست. اگرچه که امضای فروشنده به آن رسمیت بیشتری خواهد داد.
در قسمت بالای صورت‌حساب شماره سریال آن باتوجه به تاریخ خرید درج شود. در انواع صورت‌حساب رسمی، اگر محصول موردنظر مالیات بر ارزش‌افزوده دارد، باید روی آن درج شود. بنابه شرایط سایز صورت‌حساب متفاوت است؛ اما سایزی که معمولا مورداستفاده قرار می‌گیرد، A5 و گاهی A4 است. از ویژگی‌های دیگر انواع صورت‌حساب رسمی وجود شماره سریال در آن است که با چاپ افست با رنگ قرمز و کمی برجسته‌تر نسبت‌به سایر نوشته‌ها در بالاترین قسمت و در سمت چپ قرار می‌گیرد. وقتی برای چاپ در تیراژ بالا سفارش می‌دهیم، این برعهده چاپ‌خانه است که باید تمام این ویژگی‌ها را بدانند تا از هر نوعی که هستند، متناسب با همان ویژگی‌ها تغییرات لازم بر آن اعمال شود.
چرا در خرید و فروش‌ها باید از فاکتور استفاده کنیم؟
از زمان‌های قدیم اهمیت شفاف‌بودن حساب و کتاب با ضرب‌المثل‌هایی همچون حساب، حساب است، کاکا برادر، واضح بوده است. قدیمیان برای مشخص‌بودن صورت‌حساب‌های خرید و فروش با استفاده از سنگ و چوب و کمی بعدتر با چرتکه میزان و مقدار خریدهای خود تعیین می‌کردند. در روزگار ما کاغذ و قلم جای خود را به چرتکه داده است؛ بنابراین همچون گذشته و به‌بیان بهتر بیشتر از گذشته برای شفاف بودن حساب‌وکتاب افراد وجود اسناد تجاری معتبری همچون صورت‌حساب ضروری به‌نظر می‌رسد. سررسید یا صورت‌حساب خیال هم فروشنده و هم خریدار را راحت می‌کند تا اگر زمانی مشکلی پیش بیاید، دیگر شاهد و زبان تنها ادله افراد نباشد، بلکه کاغذ و مدرک دلیل محکمی است بر صدق هرآن‌چه که لازم است افراد در مورد آن خریدشان بدانند. یکی دیگر از دلایلی که شرکت‌ها، فروشگاه‌های بزرگ و کوچک را ترغیب می‌کند تا از سررسیدهای مخصوص خود استفاده کنند، جنبه تبلیغاتی آن است. اگر صورت‌حساب با ست اداری طراحی شده باشد، تا زمانی که در دست خریداران باشد، آدرس و لگو و اطلاعات فروشگاه یا شرکت برای افراد می‌ماند و گاهی دست‌به‌دست می‌چرخد و سربرگ آن، شیوه‌ای برای تبلیغ می‌شود؛ تبلیغی که نه‌چندان گران است و نه‌چندان زحمتی برای افراد دارد. تنها زحمت آن در بخش طراحی خلاقانه آن است که بر عهده چاپ‌خانه‌ها است؛ لذا برای نتیجه‌بخش بودن جنبه تبلیغاتی صورت‌حساب دقت در طراحی آن بسیار ضروری خواهد بود.
اگر از جنبه حقوقی موضوع را بررسی کنیم، شاید بتوان گفت مهم‌ترین و اساسی‌ترین هدف از صورت‌حساب، ثبت سابقه فروش است. در واقع صورت‌حساب برای حسابداری‌ها لازم و ضروری است. این مورد در فروشگاه‌های بزرگ یا شرکت‌هایی که ارباب‌رجوع و مشتری زیاد دارند، مهم‌تر نمود پیدا می‌کند. درواقع باوجود فاکتور، تاریخ فروش کالا، مبلغ پرداخت‌شده از جانب خریدار، میزان و مقدار خریداری‌شده از کالا و اطلاعاتی از این دست را در اختیار شرکت‌ها یا فروشگاه‌ها قرار می‌دهد. همان‌طور که اشاره کردیم، ارائه صورت‌حساب برای اداره مالیات یکی از قوانین وضع‌شده است و فرقی نمی‌کند که شرکت‌ها و فروشگاه‌ها کوچک یا بزرگ باشند. کالاهایی که مشمول مالیات بر ارزش‌افزوده می‌شوند، درصورتی که از ارائه صورت‌حساب خودداری شود، اداره مالیات جرائم سنگینی را برای کسب‌وکارها درنظر می‌گیرد. طبق ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش‌افزوده، تمام افرادی که کالا یا خدماتی را عرضه می‌کنند که مشمول نظام مالیاتی است، باید حساب‌های خود را به صورت فاکتورهایی که جزییات آن یا دست‌نویس شده است و یا با نرم‌افزارهای صندوق به چاپ رسیده است، به اداره مالیات تحویل داده شود.
نکات مهم و اساسی در مورد طراحی انواع فاکتور
در طراحی صورت‌حساب بهتر است نکاتی رعایت شود تا از نظم و هماهنگی بیشتری برخوردار باشد. در قسمت سربرگ و بالای صورت‌حساب، اطلاعات کسب‌وکار و لوگوی شرکت بر آن درج شود. در قسمت پایین‌تر، بخشی باید در نظر گرفته شود که جزییاتی همچون صورت‌حساب مشتری را بتوان در آن وارد کرد. شماره سریال، تاریخ خرید و زمان پرداخت، همگی معمولا در کنار صورت‌حساب مشتری نوشته می‌شود. در پایین صفحه بخشی برای توضیحات فروشنده در نظر گرفته می‌شود. این توضیحات معمولا درخصوص خدمات پس‌از فروش و.. است. در نهایت بخشی هم برای مجموع مبلغ پرداختی و مالیات‌ها در صورت‌حساب طراحی می‌شود. این موارد کلیات شکل یک سررسید یا صورت‌حساب است. موارد دیگری که در آن قید می‌شود، کد کالا، شرح کالا یا خدمات، تعداد یا مقدار آن، واحد اندازه‌گیری، مبلغ واحد، مبلغ کل، مبلغ تخفیف، جمع مالیات، جمع کل به‌علاوه جمع مالیات و عوارض، شرایط و نحوه فروش، نام شخص حقیقی یا حقوقی و مهر و امضا فروشنده و خریدار از جمله آن‌ها است که هر کدام در بخشی از این سند تجاری قرار می‌گیرد.
کلام آخر
شبکه چاپ مجموعه‌ای کامل است که از مرحله طراحی تا چاپ انواع کاغذ از جمله فاکتورها و صورت‌حساب‌ها را برعهده دارد. در پایان می‌توان گفت فاکتور سندی تجاری برای انواع شرکت‌ها و فروشگاه است که پس‌از معمله بین خریدار و فروشنده تکمیل می‌شود و با مهر و امضا فروشنده یا هر دو طرف معامله رسمیت پیدا می‌کند. همان‌طور که اشاره کردیم این سند تجاری جنبه تبلیغاتی هم دارد که در دراز مدت می‌تواند تاثیر به‌سزایی در کسب‌وکار داشته باشد. علاوه‌بر تبلیغات، اعتباردادن به شرکت از مزایای استفاده از فاکتور است. استفاده از یک برگه تجاری مرتب و شکیل می‌تواند در اعتماد مشتری به شرکت موثر واقع شود. در فاکتورهای رسمی صدور صورت‌حساب اجباری است و از جانب نظام مالیاتی کشور قانون محسوب می‌شود. به لطف گرافیست‌ها و طراحان صنعت چاپ رنگ‌ها و اندازه‌های مختلفی از صورت‌حساب‌ها روانه بازار شده است؛ به‌طوری‌که تمام سلایق افراد را در موقعیت‌های مختلف پوشش می‌دهد.
در کنار تخصص، تجهیزات چاپ و تجربه کافی در زمینه بسیار کارساز خواهد بود. از همین رو است که شبکه چاپ با چاپ در انواع و بهترین متریال‌های خاص از رقیبان خود در این حوزه پیشی گرفته است. در این میان با در نظرگرفتن تمهیداتی همچون تکرار چاپ با هزینه مناسب‌تر و طراحی رایگان جعبه و قیمت مناسب رقابتی و چاپ بی‌واسطه سعی کرده است تا در کنار کیفیت، هزینه‌های مشتریان را در نظر گیرد. شبکه چاپ، برند مورداطمینان در سطح کشور است که با چاپ باکیفیت و با سرعت بالا، در میان بازار تجاری صنعت چاپ مطرح شده است.
از دیگر عناصر مهم و اثربخش در چاپ خلاقیت است. در چاپ فاکتورها، ست اداری، پاکت نامه، سربرگ، تقویم و جعبه‌ها و امثال آن‌ها، طراحی خلاقانه حرف اول را در چاپ می‌زند. از آن‌جایی که شبکه چاپ مجری بیش از ۱۰۰ برند معتبر در کشور است، امکان بسته‌بندی مناسب و ارسال آن به کل کشور فراهم شده است. کافی است شما از هر نقطه کشور سفارش خود را ثبت کنید و کار را به تخصص و تجربه شبکه چاپ بسپارید.
