ست اداری چیست؟

ست اداری رسمیت‌بخشیدن به شرکت به‌حساب می‌آید. حتما وقتی به شرکت‌های اداری و تجاری می‌روید، رنگ‌بندی و شکل و تم کلی و به عبارتی ست اداری یک شرکت اولین چیزی است که به چشم می‌خورد. به‌تبع آن، کاغذ و خودکارهای روی میز، تقویم، پوشه‌ها و پاکت‌های نامه از لوازمی است که شما خودآگاه یا ناخودآگاه با آن مواجه می‌شوید. تصور کنید هر کدام از اسناد و کاغذهای یادداشت و پاکت‌ها یک رنگ داشته باشند یا اصلا از رنگ و شکل خاصی تبعیت نکنند، در این حالت است که در نگاه مخاطب یا مشتری تصور خوشایندی شکل نمی‌گیرد؛ بنابراین اغراق نیست اگر بگوییم نقش مستقیم ست اداری در افزایش اعتماد مشتری قابل توجه است.

 

درباره ست اداری

طراحی برای ست اداری می‌تواند تمام کاغذها و مدارک و یادداشت‌های یک شرکت را از آشفتگی و بی‌نظمی خارج کند. در واقع در بازار رقابت‌های تجاری، شرکت یا برندی موفق عمل خواهد کرد که در جزییات هم همانند کلیات تمرکز داشته باشد‌. در یک مقایسه کلی خودتان را در نظر بگیرید که برای هر کاری در هر حوزه تخصصی، به شرکتی مراجعه می‌کنید، شما به کدام یک از شرکت‌ها اعتماد می‌کنید؟ شرکتی که روی میز منشی ورق‌ها و پاکت‌‌ها و نامه‌ها و کارت ویزیت، همگی یک رنگ و یک شکل هستند یا شرکتی که یادداشتی یا شماره‌ای را به شما روی یک برگه یادداشت ساده می‌دهد؟

ما در این مقاله سعی داریم ضرورت و تاثیر وجود ست اداری در کسب‌وکارها را مورد بررسی قرار دهیم؛ بنابراین پیش از همه چیز لازم است بدانیم که ست اداری چیست؟

 

ست اداری چیست؟ 

ست‌های اداری شامل تمام سربرگ‌های A4 و A5، پاکت‌های اداری (ملخی)، کارت ویزیت،چاپ سرنسخه، لیبل سی‌دی یا دی‌وی‌دی، برگه‌های یادداشت، تقویم‌ها، بسته‌های سفارش مشتری، کار ویزیت، بازسازی لوگو و ... را شامل می‌شود. ستهای اداری همان صفحات یا اسناد شما هستند که معمولا حاوی لوگوی شرکت، اطلاعات تماس، نام شرکت و غیره است. به نظر مهم می‌رسد، درست است؟ 

بله، دقیقا خیلی مهم است! طراحی کاغذها و یادداشت‌های مجود در شرکت، یکی از اولین مواردی است که می‌تواند در نحوه ارائه کسب‌کارتان تفاوت ایجاد کند و به شما اجازه دهد تا کنترل بهتری بر کسب‌وکار خود داشته باشید. نمی‌توان گفت کارایی و عملکرد یک شرکت مورد توجه قرار نمی‌گیرد؛ اما به‌هرحال، ظاهر مهم است و ست اداری جزئی از شاکله ظاهری شرکت محسوب می‌شود.

 

جنس مورد استفاده در ست اداری چیست؟

در اینجا لازم به‌ذکر است که وقتی به بافت‌ها فکر می‌کنید، مطمئن شوید که از قبل بدانید که از چه نوع کاغذی در هنگام چاپ سربرگ خود می‌خواهید  استفاده کنید. این مسئله در طراحی این ست‌ها بسیار مهم است؛ چراکه پیام، لوگو، اطلاعات شخصی و اطلاعات تماس شما باید به‌راحتی قابل تشخیص و خواندن برای مشتریان باشد. از طرفی کیفیت کاغذ را هرگز فراموش نکنید. بدیهی است که همه اسناد دیجیتالی نخواهند بود. کیفیت کاغذ یک عامل تعیین‌کننده در ارزیابی کیفیت و حرفه‌ای‌بودن محسوب می‌شود. علاوه‌بر ظاهر، یک سند و کاغذ نیاز به ایجاد یک احساس خاصی برای مخاطب دارد. اگر سربرگ خود را با طراحی برجسته تزئین می‌کنید، نمی‌خواهید به دلیل کیفیت کاغذ از بین برود. کیفیت چاپ بیشتر به کیفیت کاغذ بستگی دارد؛ بنابراین در این مورد از میانبر استفاده نکنید، در غیر این‌صورت طراحی شما آسیب خواهد دید. از آن‌جایی‌که ست‌های اداره‌ها  شرکت‌ها مجموعه‌ای از کاغذها و پاکت‌ها و سررسیدهاست، متریالی که در ست‌های اداری استفاده می‌شود، متفاوت است. به‌طور معمول، متریالی که در اجزای مختلف آن استفاده می‌شود، به شرح زیر است:

• کاغذ تحریر که هم‌جنس با کاغذهای رایج در بازار است.
• کاغذ گلاسه که کاغذی است آغشته به ماده‌ای مخصوص تا چاپ بهتر صورت گیرد.
• کاربن لس NCR که کاغذ خود کپی هم نام دارد.

علاوه‌بر سه کاغذ کاغذ ذکرشده کاغذهای خاص دیگری نیز برای تکمیل ست اداری به‌کار می‌رود‌. این کاغذها مشخصات فیزیکی خاصی دارند. به‌عنوان مثال ضخامت، بالک و وزن پایه آن تعیین شده است. به‌لحاظ مشخصات مکانیکی هم این کاغذها دارای ویژگی‌های خاصی هستند. به‌عنوان نمونه در برابر پاره‌شدن، ترکیدن، تا خوردن و... نسبت‌به سایر کاغذها مقاوم هستند.

مشخصات شیمیایی کاغذ شامل مواردی همچون میزان واکنش‌پذیری کاغذ و PH آن و مواد افزودنی به آن است. سایر موارد همچون مشخصات نوری کاغذ است که شامل میزان درخشش یا زردی یا تیرگی یا سفیدی و یا مات‌بودن کاغذ می‌شود. شناخت تمام این ویژگی‌های انواع کاغذ به چاپ بهتر و با کیفیت‌تر کمک شایانی می‌کند.

 

ویژگی‌های ست اداری چیست؟

ست اداری شامل ویژگی‌هایی است که ضرورت استفاده از آن را برای ما مشخص می‌کند. شاید در این بخش به‌جای ویژگی‌ها بهتر است بگوییم مزایای استفاده از آن چیست؟ ما در ادامه به سه مورد از مهم‌ترین مزایای استفاده از این طراحی اشاره می‌کنیم:

 

1)      تقویت برند شرکت

ست‌های اداری به شما این امکان را می‌دهد که به لطف آن، یک بار دیگر برند خود را تقویت کنید. با قراردادن استراتژیک لوگوی خود بر روی کاغذ، به مشتری کمک می‌کند تا کسب‌وکار یا نیاز خود را با نام تجاری شما بیشتر شناسایی کند.

با‌این‌حال، برای درک بهتر مفهوم تقویت برند، به کارت‌های ویزیت و یادداشت‌ها فکر کنید. هر ایده طراحی خود جزئی از برندسازی محسوب می‌شود؛ چراکه این یک فرصت عالی و بسیار در دسترس برای افزایش آگاهی از برند شما است. برندسازی کاتالوگ‌ها، نمونه کارهای تجاری و سایر مواد بسیار مهم است؛ اما حقیقت این است که کافی نیست.  هنگامی‌که با تصمیم برای امضای چیزی روبه‌رو می شوید، آن مرحله طراحی بر روی ورق‌ها و  اسناد شما می‌تواند تفاوت ایجاد کند!

 

2)      تثبیت موقعیت و هویت حرفه‌ای شرکت

با شناخت برند، وضعیت متفاوتی به وجود می‌آید. یکی دیگر از جنبه‌های مهم این طراحی در این است که حس حرفه‌ای‌بودن را به همراه دارید. این مسئله خیلی چیز پیچیده‌ای نیست و هر کسی آن را درک می‌کند؛ چراکه قراردادن لوگوی خود روی برگه‌ها و تقویم‌ها و خودکارها و امثالهم تاثیر مستقیم و مثبت بر نظر مشتری دارد. این مقوله خود، مضمونی بصری را ایجاد می‌کند و جدا از آن، اعتماد مشتریان را برای شما به ارمغان می‌آورد. با این کار مردم راحت‌تر متوجه برند می‌شوند و کسب‌وکار شما را بسیار حرفه‌ای و قابل‌اعتماد می‌دانند. این درست است که قوه منطق و کیفیت کارایی هر شرکت در درجه اول مورد سنجش قرار می‌گیرد؛ اما نباید فراموش کنیم که جزئیات کوچک، مانند ست اداری، جنبه احساسی افراد هدف قرار می‌گیرد. در واقع هنگام طراحی ست اداری شما با ادراک مخاطبان بازی می‌کنید. 

 

3)      جلوگیری از کپی‌برداری و افزایش امنیت از اسناد شرکت

 

هرآنچه که در یک شرکت مهم است، به‌صورت دیجیتالی یا کاغذی ثبت و ضبط می‌شود. این به‌ آن معنا است که کاغذها و یادداشت‌ها در یک شرکت، از اهمیت ویژه‌ای برخورداراند؛ بسیاری از اسناد حقوقی در شرکت‌ها و ادارات و امور تجاری، ارزش کپی‌کردن و جعل‌کردن دارند. با حک‌شدن لگو و طراحی خاص روی یادداشت‌ها و پاکت‌ها، امنیت محتواهای هر شرکت افزایش پیدا می‌کند. این مزیت یا ویژگی‌ سبب می‌شود که فارغ از زیبایی‌ها و یک شکل‌بودن، شرکت‌ها نگاه ویژه‌ای به آن داشته باشند.

نکات مهم و اساسی در چاپ ست اداری

برای بهبود بصری اسناد شما نکاتی را باید در نظر گرفت که معمولا با همکاری مشتری و کارفرما به نتیجه بهتری می‌توان رسید. در ادامه چند مورد از آن‌ها را برای نمونه ذکر خواهیم کرد.

 

·         فضای صفحات خود را سازماندهی کنید

قبل از تصمیم‌گیری در مورد نحوه پرکردن فضا، ابتدا باید میزان فضای موجود در اوراق را ارزیابی کنیم و این‌که بدانیم چه مقدار از آن را می‌خواهیم در سربرگ خود استفاده کنیم. به‌عنوان مثال حاشیه‌ها را در نظر بگیرید.  زمانی‌که چاپگر شما توانایی چاپ از لبه‌ به‌ لبه را نداشته باشد، ارائه طرحی بی‌پرده و لبه‌به‌لبه بسیار ناجور از آب درخواهد آمد. نکته دیگری که در طراحی ست اداری باید دقت کرد این است که طراحی همیشه باید به نفع هدف باشد و نه برعکس! درست مانند ساخت ‌یک خانه، ما نقشه معماری خود را بسته‌به مساحت زمین برنامه‌ریزی می‌کنیم؛ بنابراین اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که ضخامت سربرگ شما چقدر باشد؟ به‌خاطر داشته باشید که هرچه سربرگ ضخیم‌تر باشد، فضای کمتری برای محتوای خود در اختیار خواهید داشت. به‌عنوان مثال، یک سند قانونی به حجم زیادی متن نیاز دارد؛ بنابراین یک سربرگ باریک‌تر کارایی بهتری می‌تواند داشته باشد. برای داشتن ظاهری گردتر و منسجم‌تر، بهتر است طرح را تا قسمت پاورقی هم گسترش دهید.  این مسئله می‌تواند به سند شما کمک کند که کمتر به هم ریخته باشد و از پراکندگی مطالب جلوگیری کند.

 

·         تصمیم بگیرید که چه محتوایی را شامل شود

برای طراحی چاپ ست اداری افست قانون از پیش تعریف‌شده‌ای وجود ندارد که از نظر محتوایی باید در سربرگ چه مطالبی گنجانده شود؛ اما برخی از عناصر اجباری وجود دارد که نیاز به بررسی دارند:

• لوگو
• نام
• نشانی

وجود این عناصر در سربرگ اجباری است. موارد دیگری مانند شماره مالیات بر ارزش یا شماره ثبت هم وجود دارد که می‌توان به آن افزود؛ اما باز هم فضای موجود در صفحات را باید در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید تا حد امکان اطلاعات بیشتری را درج کنید، می‌توان برخی از اطلاعات را در  پاورقی سند هم اضافه کنید.

 

·         به تایپوگرافی توجه کنید

لوگو یک شرکت همان نماد شرکت هستند و در اولین برخورد با برگه‌ها چشم ما متوجه لگو می‌شود. زمانی که یک لگو به خوبی طراحی شود، دیگر نیازی به توضیح بیشتر ندارد. از سوی دیگر، تایپوگرافی کمی پیچیده‌تر است.  به غیر از داشتن جلوه بصری، کسانی که متوجه آن هستند، باید بتوانند آن را هم بخوانند. احتمالا قبلا یک فونت هم‌راستا با لوگوی خود دارید. اکنون ترفند این است که بهترین جفت فونت را پیدا کنید که بتواند کمی ارزش زیبایی‌شناختی به سربرگ شما بیافزاید. در حالت ایده‌ال، فونتی که برای اطلاعات تماس و سایر جزئیات سربرگ انتخاب می‌کنید باید با فونت موجود در لوگوی شما متفاوت باشد. 

 

·         از رنگ‌ها غافل نشوید

یکی دیگر از نکات طراحی سربرگ که متاسفانه گاهی فراموش می‌شود، رنگ‌ها است.  با نگاهی به تاریخچه لوگوی معروف‌ترین برندها و زیبایی‌شناسی کلی طراحی می‌توان دریافت که در بیشتر موارد، آن‌ها به یک پالت رنگی چسبیده‌اند. برای اینکه یک نام تجاری در طول زمان تکامل یابد و شناخته شود، اول از همه، به ثبات نیاز دارد. این مسئله به اشکال مختلفی وجود دارد که یکی از آن‌ها رنگ است. تغییر مداوم در پالت رنگ شما نه‌تنها ناکارآمد است، بلکه می‌تواند آسیب‌های احتمالی را هم به همراه داشته باشد. باید دقت شود برای سربرگ، با توجه به‌این‌که یک سند رسمی است، فقط رنگ‌هایی را مورد استفاده قرار داد که نماینده برند شما هستند.  بهترین روش این است که حداکثر از سه رنگ استفاده کنید. فراموش نشود که با اضافه‌کردن رنگ قرار است یک طرح متقاعدکننده و یکپارچه به مشتری تحویل داده شود‌، نه مجموعه‌ای از رنگ‌های نامرتبط.

 

کلام آخر

در این مقاله از ست اداری، ضرورت استفاده از آن و تاثیر آن در حوزه کسب‌وکار صحبت کردیم. با یک شکل‌بودن و یک رنگ‌بودن تمام اوراق و اسناد یک شرکت، اعتبار آن بالا می‌رود. فراتر از یک شکلی، جلوگیری از کپی‌برداری از مزایای آن است که در بالا به آن اشاره کردیم.

دنیای چاپ و طراحی این روزها در هر حوزه و تخصصی که گمان کنید، کاربرد دارد. دنیایی که ترکیبی از کاغذ و گرافیک و نرم‌افزارهاست. صنعت چاپ که در کنار تخصص، باید به خلاقیت افراد بیشتر اعتماد کرد. از قدیم گفته‌اند کار نیکوکردن از پرکردن است، لذا تجربه‌های کافی در زمینه چاپ، خلاقیت را بیشتر شکوفا می‌کند. کار برند شبکه چاپ در زمینه محصولات کاغذی و چاپ است. شاهین کار از برندهایی است که می‌توان گفت با خیال راحت باید کار را سپرد به کاردان. چرا؟ چون در شبکه چاپ از طراحی تا چاپ همگی در یک مجموعه مشخص و حرفه‌ای قرار دارند. این برند با مجهزبودن به چاپخانه، یکی از برندهای مورد اطمینان در حوزه چاپ در ایران محسوب می‌شود. برای کیفیت و تنوع کاری شبکه چاپ همین بس که بیش از ۲۵ قالب محصول چاپی در ایران را ساپورت می‌کند و از ۱۰۰۰ تا ۱ میلیون تیراژ را در نهایت ۱۰ روز به مشتری تحویل می‌دهد.

یکی از دغدغه‌های اصلی افراد ممکن است هزینه‌ها و شیوه محاسبه آن باشد. شبکه چاپ در اینجا هم برگه برنده را در دست دارد و با داشتن قیمت مناسب رقابتی، تکرار چاپ با هزینه مناسب‌تر، طراحی رایگان جعبه و  چاپ بدون واسطه، سعی کرده است تا رضایت مشتریان را به دست آورد. در بازار چاپ، شبکه چاپ در خدمات پس‌از فروش هم حرف برای گفتن دارد که تضمین و گارانتی رنگ از جمله آن‌هاست. بسته‌بندی مناسب و ارسال آن به کل کشور از مزایای شبکه چاپ است که هر شرکت و برندی از هر جای ایران می‌تواند سفارش خود را ثبت کند.