چاپ رسید و فاکتور؛ مستندی ضروری برای معاملات در انواع کسب‌وکاری

چاپ رسید و فاکتور به چه معناست؟

فاکتور یک سند تجاری است که برای ثبت معامله بین خریدار و فروشنده استفاده می‌شود. چاپ فاکتور به معنای نگه‌داری یا ذخیره یک نسخه فیزیکی از معامله فروش است. صاحبان کسب‌و‌کار باید ابتدا فاکتور را به‌طورکامل قبل از چاپ مورد بررسی قرار دهند. امروزه فاکتورهای دیجیتالی  بسیار رایج است که در صورت تقاضا برای مشتری ارسال می‌شوند؛ اما باز هم نمی‌توانند جایگزین چاپ رسید و فاکتور به شکل کاغذی شوند.

به‌عنوان یک صاحب کسب‌و‌کار، باید تعیین کنید که بهترین روش ثبت سوابق برای سازمان شما چیست. اکثر شرکت‌ها از ترکیبی از رسید و فاکتور برای ثبت تراکنش‌ها برای خود و مشتریان‌شان استفاده می‌کنند و احتمالا شما هم مجبور به انجام همین کار خواهید بود. اگرچه این دو سند کارکردهای مشابهی دارند؛ اما تفاوت های باورنکردنی با یکدیگر دارند. برای اینکه کسب‌وکارتان به‌خوبی پیش برود، مهم است که بدانید این دو سند چگونه با هم تفاوت دارند، چه اطلاعاتی باید در هر یک گنجانده شود، و چه زمانی بهتر است یک رسید یا فاکتور برای مشتریان خود صادر کنید.

 

فاکتور چیست؟

فاکتور مشابه یک صورت‌حساب، فهرستی از کالاها یا خدمات ارائه‌شده، هزینه آن‌ها و نوع پرداختی را که فروشنده می‌پذیرد، نشان می‌دهد. فاکتورها معمولا پس‌از دریافت کالا یا خدمات، اما قبل‌از دریافت پرداخت، برای مشتری صادر می‌شود. به همین دلیل فاکتور در میان کسب‌وکارهایی  مانند تولیدکنندگان یا عمده‌فروشان که فروش بالایی دارند، نقش مهمی دارد.

به‌طور سنتی، فاکتورها چاپ و از طریق پست یا فکس برای مشتری ارسال می‌شوند؛ اما می‌توانند به‌صورت الکترونیکی هم ارسال شوند. چه مکتوب و چه الکترونیکی، باید به‌ صورت‌حساب‌های خود توجه زیادی داشته باشید؛ چراکه این فاکتورها به شما کمک می‌کنند تا به موقع و به‌درست برای خدمات خود پرداختی داشته باشید.

 

نحوه چاپ  فاکتور به چه صورت است؟

چاپ فاکتور نسبتا ساده است؛ اما چند عنصر مهم وجود دارد که باید در هر فاکتوری که طراحی می‌شود، لحاظ شود. این عناصر یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های بین فاکتور و رسید است. فاکتورها نسبت به رسید معمولا حاوی اطلاعات بیشتری در مورد معامله و شرایط آن هستند. این موارد عبارتند از:

• نام کسب‌وکار یا شرکت یا لوگو
• اطلاعات تماس
• نام مشتری
• شماره فاکتور اختصاصی
• تاریخ ایجاد فاکتور
• تاریخ پرداخت و سایر شرایط آن
• تمام اشکال قابل قبول پرداخت
• شرح دقیق کلیه کالاها و خدمات خریداری‌شده، از جمله قیمت و مقدار
• کل مبلغ بدهی شامل مالیات و کارمزد و...

از آن‌جایی که فاکتورها درخواست پرداخت و همچنین ثبت تراکنش را دارند، همه این اطلاعات لازم است تا مشتریان بدانند دقیقا برای چه چیزی از آن‌ها هزینه دریافت می‌شود و انتظارات شما برای جبران خسارت چیست.

رسید چیست؟

درحالی‌که فاکتور درخواست پرداخت است، رسید گواهی پرداخت آن محسوب می‌شود. در واقع رسید سندی است که تایید می‌کند، مشتری در ازای پرداخت هزینه کالاها یا خدماتی را دریافت کرده است. اگرچه کسب‌وکارها از نظر قانونی ملزم به ارائه رسید برای همه تراکنش‌ها نیستند؛ اما رسیدها معمولا همیشه پس‌از خرید به مشتری داده می‌شود که در بین مشاغل سنتی و تجارت الکترونیک بسیار رایج است.

رسید می‌تواند به‌صورت فیزیکی یا الکترونیکی به مشتری داده شود. بسیاری از کسب‌وکارهای تجارت الکترونیک بلافاصله پس‌از خرید توسط مشتری، رسیدهای ایمیلی را ارسال می‌کنند، اگرچه برخی ممکن است هنگام ارسال محصولات برای تحویل، آن را به‌صورت فیزیکی پست کنند. طبق آمار و ارقام بیش‌از 70 درصد از افراد رسیدهای کاغذی را ترجیح می‌دهند؛ بنابراین حتی کسب‌وکارهایی که کاملا به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، بهتر است هنگام تحویل محصولات، رسیدها را به شکل کاغذی همراه محصول ارسال کنند.

در نظر داشته باشید که رسیدها یک سند اثبات خرید مهم برای مشتریان و کسب‌وکارها هستند. مشتریان درصورتی‌که مشکلی با محصولی داشته باشند یا بخواهند آن را برگردانند یا تعویض کنند، به رسید نیاز دارند؛ بنابراین باید کاغذ یا مستندی وجود داشته باشد که شما بتوانید صحت ادعاهای مشتری را تایید یا تکذیب کنید. پیگیری سفارشات و رسیدهای مشتری در حجم زیاد می‌تواند دشوار باشد، به خصوص اگر مشتری بخواهد چیزی را برگرداند یا تعویض کند. یک سیستم مدیریت سفارش با کیفیت بالا می‌تواند ردیابی سفارشات، ارسال رسیدهای دقیق و کمک به مشتریانی را که پس‌از معامله به کمک نیاز دارند، بسیار آسان‌تر کند.

 

نحوه چاپ رسید چگونه است؟

چاپ رسید ساده‌تر از چاپ فاکتور است؛ چراکه جزئیات بسیار کمتری دارد. با‌این‌حال آن‌ها هنوز حاوی اطلاعات مهمی در مورد یک معامله هستند. رسید یک محصول یا کالا به شماره شناسایی اختصاصی یا اطلاعات مشتری نیاز ندارند؛ اما هر رسیدی که طراحی و چاپ می‌شود، باید شامل موارد زیر باشد:

• نام کسب‌وکار، آرم و لوگو
• اطلاعات تماس
• تاریخ فروش
• فهرستی از خدمات یا محصولات فروخته‌شده
• قیمت هر محصول یا خدمات فروخته‌شده
• ارائه هرگونه تخفیف یا کوپن
• کل مبلغ پرداخت‌شده (از جمله هر گونه مالیات، کارمزد و...)

برخی از رسیدها ممکن است شامل روش پرداخت، شرایط فروش شما را هم شامل شود؛ چراکه این اطلاعات می‌تواند برای مشتریان مفید باشد که در صورت تمایل به بازگشت یا تعویض، آن‌ها را در اختیار داشته باشند. خطاها و بازگشت‌های سفارش تاثیر زیادی بر مشتریان شما و تجربه آن‌ها از کسب‌وکار شما دارد. ارائه هرچه بیشتر جزئیات ممکن می‌تواند رفع مشکلاتی را که ممکن است برای هر دوی شما پیش آید، آسان‌تر کند.

بسته‌به آن‌چه می‌فروشید و نحوه عملکرد کسب‌وکارتان، ممکن است از فاکتورها بیشتر از رسید استفاده کنید یا برعکس. به احتمال زیاد، شما ترکیبی از هر دو روش مستندسازی در مسیر راه‌اندازی کسب‌وکار خود استفاده خواهید کرد و به طراحی و چاپ فاکتور و رسید اختصاصی نیاز پیدا کنید. درک تفاوت بین فاکتورها و رسیدها به شما این امکان را می‌دهد که بدانید چه زمانی باید از یکی به جای دیگری استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که شما و مشتریان‌تان اسناد معامله مورد نیاز خود را دارید.

ضرورت چاپ فاکتور و رسید در تجارت چگونه است؟

مستندسازی هر معامله برای صاحبان مشاغل کوچک و کارآفرینان بسیار مهم است. بدون سابقه خرید، بازگشت یا مبادله، تنظیم امور مالی، مراقبت از مالیات کسب و کار یا نظارت بر عملکرد شرکت غیرممکن است. به شکل متقابل، برای مشتریان شما هم به همان اندازه مهم است که اسناد معامله، سوابق مالی خود و مشکلات احتمالی حین خرید یا بعد از آن، مستندات کاغذی و مطمئن را در دست داشته باشند.

 

مزایای چاپ رسید و فاکتور به صورت کاغذی چیست؟

شرکت‌ها، کسب‌وکارها و برندها در هر اندازه، در سطح خرد و کلان که باشند، ضرورت چاپ فاکتور و رسید به شکل اختصاصی را دیر یا زود احسس خواهند کرد. برای آشنایی با مزایای چاپ فاکتور قبضی یا همان رسید کاغذی خواندن ادامه مقاله به شما توصیه می‌شود:

• نگه‌داری سوابق

فاکتورهای چاپی برای نگهداری سوابق و ارزیابی بدهی مالیاتی به‌راحتی قابل دسترسی هستند.

• خواندن آسان

اسناد چاپی در مقایسه با اسناد الکترونیکی خواندن و امکان دسترسی به آن آسان است.

• معرفی بیشتر شرکت یا برند

چنان‌چه شما چاپ فاکتور و رسید خود را به شکل اختصاصی برای شرکت خود چاپ کنید، مشتری شما درصورت نیاز مجدد برای مراجعه به شما کافی است تا نگاهی به فاکتور خرید یا فروش خود اندازد و شما را به یاد آورد. چاپ فاکتور و رسید به‌صورت کاغذی جنبه تبلیغاتی بالایی دارد که می‌تواند سالیان زیادی برای افراد مفید واقع شود.

 

چاپ فاکتور و رسید چه معایبی را دارد؟

به هر حال استفاده از هر نوع چاپ فاکتور قبضی معایبی را هم به همراه دارد که نمی‌توان از ان‌ها غافل شد. شناخت از یک محصول یا خدمت زمانی کامل است که در کار ذکر تمام مزایای آن، معایب آن هم بیان شود. به‌عنوان مثال استفاده از چاپ فاکتور و رسید به‌صورت کاغذی معایبی هم دارد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌شود:

 

• هزینه‌ها را افزایش می‌دهد

چاپ فاکتور و رسید هزینه دارد و باید برای چاپگر و تونر هزینه صرف کنید. اگرچه هزینه چاپ فاکتور بسیار اندک است؛ اما برای شرکت‌های نوپا یا استارتاپ‌ها ممکن است این هزینه‌ها بسیار به چشم آید. این درحالی است که فاکتورهای الکترونیکی در مقایسه با اسناد چاپی حداقل هزینه را برای کسب‌وکارها در پی خواهند داشت.

 

• می‌تواند به محیط زیست آسیب بزند

استفاده از برگه کاغذ نابودی درختان بیشتری را سبب می‌شود. اگر از این مورد فاکتور بگیرید، مصرف زیاد انرژی پرینتر و تونر در حین تولید را نمی‌توان غافل شد؛ چراکه تونر از مواد شیمیایی زیادی تشکیل شده است که به محیط زیست آسیب بسیاری می‌رساند.

 

• زمان تولید را افزایش می‌دهد

زمان زیادی برای چاپ فاکتور و رسید به شکل دستی و کاغذی صرف می‌شود که درصورت استفاده از فاکتورهای دیجیتال می‌توان این زمان را ذخیره کرد. آن‌ها را می‌توان در فضای ابری ذخیره کرد و از هر جایی می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت.

 

کدام صنایع بیشتر از چاپ فاکتور یا رسید استفاده می‌کنند؟

برخی از صنایع و کسب‌وکارها بیش‌از سایر بخش‌‌ها به فاکتور به‌صورت چاپ ویژه و اختصاصی نیاز دارند. چاپ فاکتور در بخش‌های تجاری زیر رایج است:

• سوپرمارکت‌ها و مراکز خرید
• بخش خرده فروشی
• بخش بهداشت و درمان
• رستوران‌ها

 

چرا باید سفارشات کاغذی و تبلیغاتی خود را به  شبکه چاپ بسپارید؟

چاپ فاکتور و رسید می‌تواند سخت باشد، به‌خصوص زمانی‌که کسب‌وکار شما در مرحله رشد است و روزانه صدها فاکتور تولید می‌کند. می‌توان با استفاده از ابزارهای مختلف صورت‌حساب آنلاین موجود در بازار، نیاز به فاکتورهای فیزیکی را از بین برد. این ابزارها به ایجاد، ارسال ایمیل و پیگیری پرداخت فاکتورها کمک می‌کنند. در هر صورت برخی از صنایع و تجارت‌ها به تجربه دریافته‌اند که هیچ چیز جایگزین فاکتورهای کاغذی نمی‌شود و نمی‌توان از آن‌ها در گذشت؛ چراکه اعتماد فروشنده و خریده مبتنی‌بر کاغذهایی است که قابل لمس و قابل دیدن است.

شبکه چاپ با بیش‌از 50 سال تجربه در حوزه تبلیغات چاپی می‌تواند چاپ فاکتور و رسید را برای انواع کارهای تجاری به‌نحو احسنت انجام دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر یا ثبت هرگونه سفارش با کارشناسان شبکه چاپ تماس بگیرید. آن‌ها با افتخار پاسخ‌گوی شما خواهند بود.